- Telemaco: obbligatorio l'utilizzo dello standard PDF/A

a cura di Francesco Zuech - Ufficio fiscale Apindustria Vicenza


L’art. 6 del D.P.C.M. 10/12/2008 (G.U. del 31 dicembre 2008 n. 304) dispone che nelle more della definizione, da parte del CNIPA, delle specifiche XML (eXtensible Markup language), gli atti da allegare alle pratiche del R.I.[1] dovranno essere rappresentati da un documento informatico in formato PDF/A con il contenuto dell’atto, anche senza immagini ottenute dalla scansione di documenti cartacei. Tale obbligo è in vigore dal 15/01/2009 (data di entrata in vigore del Decreto)[2]. E’ bene evidenziare che non si tratta del classico PDF[3] ottenibile dai tradizionali convertitori, ma di uno standard pubblico (ISO 19005-1) ottenibile tramite software a pagamento quali, ad esempio, Adobe Acrobat professional 8.0 o successivi oppure tramite programmi gratuiti quali Open office vers. 2.4. o successivi (http://it.openoffice.org/download/). Chi possiede MS Office 2007 potrà installare un componente aggiuntivo gratuito che permette la creazione di documenti compatibili al formato PDF/A direttamente a partire dai prodotti Office. La conformità dei documenti elettronici a tale formato sarà verificata dall’Ufficio del Registro delle imprese al momento dell’assegnazione del numero di protocollo della pratica. Va evidenziato che l’art. 7 del citato D.P.C.M. prevede che qualora le istanze non siano conformi, l’Ufficio del registro richiede all’interessato la regolarizzazione, assegnando un congruo termine per l’adempimento. Ove il termine non sia rispettato l’Ufficio deve respingere l’istanza. Giova osservare che nella nota Unioncamere n. 2991 del 24/02/2009 è stato precisato che “tale formato dovrà esser richiesto solo per gli atti notarili e per gli altri documenti che possono essere considerati come atti” e che ”quindi non è necessario per gli allegati, per i documenti  giustificativi o a comprova presentati in copia né per i documenti relativi al R.E.A.”[4]

E’ quindi assolutamente importante che gli operatori si attrezzino in modo adeguato, onde evitare spiacevoli inconvenienti e laboriose perdite di tempo da dedicare alla regolarizzazione delle pratiche.

Per la (sola) verifica se un file pdf è compatibile al formato in oggetto, si segnalano le seguenti soluzioni:
- il servizio on-line gratuito accessibile dall'area http://webtelemaco.infocamere.it/ > Software-Strumenti, disponibile dal 04/02/2009;
- l’utilizzo di Acrobat Reader 9.0, secondo le modalità illustrate nelle note allegate alla presente.

 
- Istruzioni Infocamere per conversione documento in PDF/A (clicca qui)




[1] Non si tratta della sola pratica modello B relativa al deposito del bilancio ma anche di tutte le altre pratiche (S1, S2, ecc.), comprese quelle riguardanti le imprese individuali (I1, I2, ecc).

[2] Tuttavia, al fine di consentire a professionisti ed imprese di adeguare le proprie conoscenze tecniche ed acquisire i software applicativi necessari per la conversione dei files in formato PDF/A, molti Uffici hanno tollerato in fase di prima applicazione (i più fino al 02/03/2009) la mancata adozione di tale specifica.

[3] Oltre al PDF ordinario non è più ammesso nemmeno il formato TIFF (nota del 20/02/2009 apparsa sul portale delle Camere di commercio d’Italia - www.cameradicommercio.it).

[4] Sembrano quindi esclusi dall’obbligo gli atti e i documenti allegati alla pratiche (non tanto del bilancio) a ai fini meramente probatori quali:

 - verbali di assemblea/organo amministrativo per il rinnovo delle cariche sociali o conferimento di poteri;

- copie di autorizzazioni, licenze, mandati, lettere di incarico e altri documenti amministrativi;

- deleghe alla presentazione della pratica e documenti di riconoscimento.

 

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