Conservazione digitale dei documenti

Informiamo che, Apindustria Confimi Vicenza ha stipulato una convezione per supportare le aziende associate che intendono occuparsi in proprio dell’intero ciclo di gestione della documentazione e quindi avere un unico Responsabile in house della conservazione, della generazione nonché del trattamento dei documenti digitali.

Come noto per alcuni documenti vige l’obbligo della Conservazione Digitale dei documenti, e della conseguente nomina del Responsabile della Conservazione Digitale

La conservazione dei documenti digitali è adesso una necessità in tutti gli ambiti professionali, sia nel settore pubblico sia nel settore privato e deve necessariamente essere fatta secondo una normativa ben precisa, inoltre è assolutamente obbligatoria nel caso di:

1. Pubblica amministrazione
2. Fatture elettroniche (BtoB; BtoC; BtoG)

Può essere altresì adottata - in luogo della conservazione analogica - per altri documenti aziendali (libri, registri, contratti, corrispondenza, ecc.)

La conservazione digitale dei documenti, può essere eseguita secondo due diverse modalità:

• in house, ove il processo di conservazione digitale è realizzato all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici; in questo caso è necessaria la formazione adeguata del Responsabile;
• in outsourcing, ove il processo di conservazione digitale è affidato a terzi soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche; in questo caso si rende necessaria ed obbligatoria la Nomina come autorizzato al trattamento dati.

Si rappresenta infine, che le nuove regole AGlD in vigore, dal 2022 prevedono che “per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all'organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archiviste, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione”. Inoltre, alcuni compiti del responsabile della conservazione sono delegabili (in tutto o in parte) a terzi (ovvero al responsabile dei servizi di conservazione) ma non la "predisposizione del manuale di conservazione… e il relativo aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti" (cioè quando serve) Rimane fermo che la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al responsabile della conservazione.

 

Per ulteriori informazioni contattare l'ufficio Convenzioni dell' Associazione, tel. 0444.232.210 - email Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.