- Libri contabili (stampa, conservazione, vidimazione e bollo)
LIBRI E REGISTRI CONTABILI E SOCIALI
- Elininazione obbligo vidimazione per libro giornale, inventari e registri Iva (dal 25/10/2001) - clicca qui
- Tenuta e conservazione registri: osservazioni a latere della risposta AdE 236/2021 (Apiweekly 2021-04-28) - clicca qui
- Bollo: libri ancora a due vie lo conferma l'AdE con la risposta 346/2021 (Apiweekly 2021-05-18) - clicca qui
- Contabilità meccanografica: stampa o conserazione sostitutiva a norma - R.AdE 16/E/2022 (Apiweekly 2022-03-N5) - clicca qui
- Il punto su tenuta e conservazione dopo il D.L. semplificazioni n. 73/2022 (estratto atti convegno del 16/11/2022) - clicca qui
- Libri sociali in modalità digitale. Chiariti i criteri di calcolo del bollo (Apiweekly 2025-02-N4) - clicca qui
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA
Nel caso in cui si intenda conservare libri sociali e contabili in modo sostitutivo a norma - in luogo della conservazione tradizionale - devono essere rispettate le tempistiche e le prescrizioni previste dalla normativa codicistica (art. 2214-2217, 2421 e 2215-bis CC) e/o fiscale (articolo 7, co.4-ter e 4-quater, D.L. 357/94 s.m.i. per latenuta meccanografica). Vanno altresì considerate disposizioni speciali quali:
- il DM 17/6/2024, concernente la disciplina sulla conservazione sostitutiva a norma dei documenti a valenza fiscale, che prescrive l'immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità realizzabile attreverso adeguate procedure di conservazione (che devono anche garantire funzioni di ricerca) dei documenti informatici e che terminano con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile ai terzi sul pacchetto di archiviazione; servono quindi soluzioni informatiche appropriate anche in grado di garantire la leggibilità nel tempo;
- le Linee Guida dell’AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che, dal 1° gennaio 2022, contengono rilevanti novità in materia di “metadati” oltre a individuare (pag. 33 ss) ruoli e responsabilità dei soggetti coinvolti nel processo di conservazione.
Responsabile della conservazione (RdC)
Come precisato nelle citate linee Guida (pag. 34), il responsabile della conservazione:
a) definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottatob) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
c) genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f) effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i) predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione …;
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
l) provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali;
m) predispone il manuale di conservazione … e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Servizio di conservazione a norma dei documenti informatici affidato a terzi – conservatore terzo (CT)
I vari compiti del responsabile della conservazione (vedi, ad esempio, c), d, f), g), h, i) sono delegabili, in tutto o in parte, ad un conservatore terzo (ad esempio la società di informatica che fornisce le soluzioni software), tranne i compiti di cui alla lettera m) ovvero la "predisposizione del manuale di conservazione” nonché del relativo “aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologi rilevanti" (cioè quando serve); tale compito non può essere quindi svolto dal CT ma rimane in capo al RdC.
Responsabile della conservazione (RdC) esterno
In merito alla figura del responsabile della conservazione, le linee guida precisano (pag. 34) che, tranne per la Pubblica Amministrazione, “il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione”.
Come retro indicato molti compiti del RdC possono essere affidati al responsabile del servizio di conservazione (CT). Il nominativo ed i riferimenti del RdC devono essere indicati nelle specifiche del contratto o della convenzione di servizio con il CT nel quale sono anche riportate le attività affidate al suddetto responsabile del servizio di conservazione.
Link
- Sito Linee Guida Agid (sito)
- Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione documenti informatici
- Linee guida metadati - Allegato 5
- Creato il .