RENTRI: la conservazione del registro elettronico
- apposizione di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;
- registrazione nei log di sistema dell’esito dell’operazione di formazione del documento informatico, compresa l’applicazione di misure per la protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema;
- produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione
L’immodificabilità è riferita al registro cronologico “prodotto con sistemi meccanografici” che nell’ambito del RENTRI si materializza nel file XML del registro cronologico predisposto secondo i modelli XSD pubblicati nel portale RENTRI. Il file, prodotto dai servizi di supporto o dai sistemi gestionali, rappresenta il registro che l’impresa è tenuta ad esibire come stabilito dall’art 7 commi 4-ter e 4-quater dal Decreto Legge 10 giugno 1994 n.357.
In merito alle tempistiche per rendere immodificabile il registro è l’impresa stessa a decidere di “produrre” il registro digitale, nel formato xml, con la frequenza che riterrà idonea in base alla propria organizzazione, ed in funzione della migliore diligenza che riterrà di adottare.
Ipotesi a): nei termini previsti dalla normativa sulla conservazione delle scritture contabili (3 mesi dal termine di presentazione delle relative dichiarazioni annuali dell’esercizio di competenza),
Ipotesi b): contestualmente alla trasmissione dei dati al RENTRI (con cadenza definita nel decreto 4 Aprile 2023 n. 59)
Ipotesi c): con cadenza definita dalle procedure adottate dall’operatore (ma comunque entro i temini previsti di cui all’ipotesi a).
Il formato del file XML prodotto è nativamente strutturato per garantirne l’immodificabilità in quanto prevede già una firma a chiusura di ogni ciclo di esportazione, appositamente al fine di blindare tutto il pacchetto di dati esportato (“firma tecnica)
A prescindere dalle tempistiche che l’organizzazione intenderà seguire, in caso di ispezione da parte degli enti di controllo, l’organizzazione dovrà produrre, attraverso il sistema gestionale o attraverso i servizi di supporto, il registro da esibire.
Il versamento definitivo del registro al sistema per la conservazione a norma, di cui l’operatore ha scelto di avvalersi, eseguito con la frequenza scelta dall’impresa, e comunque almeno una volta all’anno richiederà, ai fini dell’opponibilità a terzi, la sottoscrizione digitale da parte del responsabile alla e l’apposizione della marca temporale.
Prima del trasferimento al sistema di conservazione a norma, il medesimo file dovrà essere firmato digitalmente con firma qualificata.
Il certificato digitale di tipo sigillo elettronico rilasciato dal RENTRI non assolve alla funzione di firma qualificata. Le modalità per la corretta attuazione di questo principio sono definite dai singoli produttori di software.
Va evidenziato che le annotazioni effettuate possono essere rettificate, o annullate anche dopo la trasmissione al RENTRI e dopo la messa in conservazione, tracciando ogni rettifica e consentendo l’identificazione dell'utente che l'ha effettuata e l'identificativo temporale con data ed ora.
Anche l’annotazione di rettifica dovrà essere soggetta a trasmissione al RENTRI ed all’esportazione nel registro cronologico che sarà avviato alla conservazione.
L’operatore deve, come previsto dall’art. 4 del D.M. 59/2023:
- rendere consultabili le registrazioni, che costituiscono informazione primaria e originale, agli organi di controllo: viene richiesto che il software gestionale adottato produca, al fine della riproduzione dei documenti, i file “di stampa” dei registri cronologici di carico e scarico in un formato idoneo ad una gestione informatizzata (tipicamente in formato PDF/A oppure anche semplicemente in formato PDF;
- garantire la possibilità di riproduzione dei documenti posti in conservazione;
- garantire l'estrazione dei dati trasmessi al RENTRI.
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